Assinatura eletrônica de documentos tem validade jurídica no Brasil e serve para a maior parte dos contratos de um escritório de engenharia ou arquitetura. A MP 2.200-2/2001 (art. 10, § 2º) admite meios de comprovar autoria e integridade fora da ICP-Brasil quando as partes aceitam, e a Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas em simples, avançada e qualificada. Certificado ICP-Brasil costuma ser exigido em casos específicos, como alguns atos perante órgãos públicos e o registro de imóveis.

Este texto é informativo e não substitui parecer jurídico. Em contrato de valor alto, com órgão público ou com cláusula fora do comum, confirme com um advogado.

O que é assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica é qualquer forma de assinar um documento digital que ligue a pessoa ao conteúdo assinado. A Lei 14.063/2020 define, no art. 3º, inciso II, assinatura eletrônica como "os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar".

A definição é ampla de propósito. Cabem nela o aceite com código enviado por e-mail, a assinatura feita numa plataforma com registro de data e hora e a assinatura com certificado digital em token ou na nuvem. O que muda de um tipo para outro é o nível de confiança sobre quem assinou e sobre o documento não ter sido alterado depois.

Os três tipos de assinatura eletrônica na Lei 14.063/2020

A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três tipos, no art. 4º: simples, avançada e qualificada. O § 1º do mesmo artigo diz que os três tipos caracterizam o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de quem assina, e que a qualificada é a de nível mais elevado.

Tipo O que a lei diz (art. 4º) Exemplo na rotina
Simples Permite identificar o signatário e anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário Aceite por e-mail com registro de quem clicou e quando
Avançada Usa certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito por quem recebe o documento. Precisa estar associada ao signatário de maneira unívoca, usar dados sob controle exclusivo dele e tornar detectável qualquer modificação posterior Assinatura em plataforma, com login de quem assina e trilha de auditoria
Qualificada Usa certificado digital nos termos do § 1º do art. 10 da MP 2.200-2/2001, ou seja, certificado ICP-Brasil Assinatura com e-CPF ou e-CNPJ

Um detalhe importante: o capítulo da Lei 14.063/2020 que trata do uso de assinaturas trata das interações com entes públicos. O art. 2º, parágrafo único, inciso II, alínea "a", diz que esse capítulo não se aplica à interação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado. Para o contrato entre o escritório e o cliente particular, a referência principal é a MP 2.200-2/2001, explicada a seguir. A classificação da lei continua útil para entender o nível de segurança de cada forma de assinar.

Assinatura eletrônica e assinatura digital: qual a diferença

Assinatura digital, no uso comum, é o nome dado à assinatura feita com certificado digital, que corresponde à assinatura eletrônica qualificada quando o certificado é ICP-Brasil. Toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

Na prática do escritório, a diferença aparece em duas perguntas. A primeira é se o cliente precisa ter certificado: na assinatura qualificada, sim; nas outras, não. A segunda é o grau de presunção: o documento assinado com certificado ICP-Brasil tem presunção de veracidade em relação aos signatários, como mostra a seção seguinte.

Validade jurídica entre escritório e cliente

A validade da assinatura eletrônica entre particulares vem da MP 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil e segue em vigor. O art. 10 traz três regras que interessam ao escritório:

  • Caput: os documentos eletrônicos são considerados documentos públicos ou particulares para todos os fins legais.
  • § 1º: as declarações em documentos eletrônicos produzidos com certificação ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários.
  • § 2º: a MP não impede o uso de outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos, inclusive com certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

O § 2º é o que sustenta a assinatura eletrônica em plataforma no contrato de projeto. Se o escritório e o cliente aceitam aquele meio de assinatura, o documento vale. Por isso é boa prática escrever no próprio contrato que as partes reconhecem a assinatura eletrônica como válida, e guardar a trilha de auditoria que comprova quem assinou e que o arquivo não mudou.

O § 1º explica a vantagem da assinatura qualificada: a presunção de veracidade já vem da lei. Nas outras formas, se houver disputa, a prova de autoria e integridade vem da trilha de auditoria e dos registros da plataforma.

Quando pode ser exigido certificado ICP-Brasil

Certificado ICP-Brasil pode ser exigido quando a lei, o órgão público ou o contrato pedem assinatura qualificada. A Lei 14.063/2020 dá alguns exemplos no art. 5º, que trata das interações com entes públicos:

  • O caput do art. 5º diz que cada Poder ou órgão define, por ato próprio, o nível mínimo de assinatura exigido em documentos e interações com ele. Um protocolo na prefeitura, num órgão ambiental ou numa licitação segue o nível que aquele órgão definir.
  • O § 2º do art. 5º torna obrigatória a assinatura qualificada, entre outros casos, nos atos de transferência e de registro de bens imóveis (inciso IV) e nas demais hipóteses previstas em lei (inciso VI).

Para o escritório de engenharia ou arquitetura, os pontos de atenção costumam ser contratos com a administração pública, documentos protocolados em órgãos públicos e qualquer documento que vá a cartório de registro de imóveis. Nesses casos, verifique a exigência no próprio órgão e confirme com um advogado antes de enviar. A ART e o RRT seguem as regras e os sistemas do CREA e do CAU, que valem a pena conferir no conselho do seu estado.

Que documentos o escritório e a construtora assinam eletronicamente

A maior parte dos documentos entre escritório, construtora e cliente particular pode ser assinada eletronicamente, com o cuidado de deixar claro no texto quem assina e o que está sendo aceito.

Documento Quem assina Cuidado principal
Proposta comercial Escritório e cliente Escopo, prazo, valor e validade da proposta bem definidos
Contrato de projeto ou de prestação de serviços Escritório e cliente Cláusula de reconhecimento da assinatura eletrônica e anexos com escopo
Contrato entre escritório e construtora Representantes das duas empresas Conferir quem tem poderes para assinar pela empresa
Aditivo contratual As mesmas partes do contrato original Citar o contrato que está sendo alterado e o novo valor ou prazo
Autorização de alteração de escopo Cliente Descrever a alteração, o impacto em prazo e custo e assinar antes de executar
Termo de aceite de etapa Cliente Indicar a etapa e os entregáveis aprovados
Termo de entrega de obra Cliente e responsável pela execução Listar pendências ou registrar que não há pendências

Para montar o contrato em si, o guia de cláusulas que protegem no contrato de prestação de serviços ajuda, e a proposta pode seguir a estrutura de proposta comercial que fecha. A autorização de alteração de escopo é o documento mais esquecido e o que mais evita discussão: o texto sobre como lidar com mudança de escopo pedida pelo cliente mostra por quê. E o termo de entrega fecha o checklist de vistoria e entrega da obra.

Boas práticas para assinar documentos eletronicamente

Uma assinatura eletrônica só protege o escritório se o processo em volta dela for organizado. Estas práticas valem para qualquer ferramenta:

  1. Envie só a versão final. Revise o documento antes de enviar. Depois de assinado, qualquer mudança vira aditivo, não edição.
  2. Prefira PDF. O arquivo fechado reduz a chance de discussão sobre o que exatamente foi assinado.
  3. Verifique os dados de quem assina. Nome completo, CPF ou CNPJ e e-mail corretos. Em empresa, confirme quem tem poderes para assinar pelo contrato social ou por procuração.
  4. Defina a ordem de assinatura. Em contrato com construtora, por exemplo, pode fazer sentido o escritório assinar por último, depois de conferir as assinaturas das outras partes.
  5. Guarde a trilha de auditoria. O registro de quem assinou, quando e por qual meio de autenticação é a prova de autoria e integridade que o § 2º do art. 10 da MP 2.200-2/2001 pede.
  6. Inclua testemunhas quando o contrato pedir. Se o modelo de contrato prevê testemunhas, elas também assinam na plataforma. Na dúvida sobre a necessidade, confirme com um advogado.
  7. Arquive junto do projeto. O documento assinado deve ficar onde a equipe encontra, ligado ao projeto, e não só na caixa de e-mail de quem enviou.
  8. Assine antes de executar. Serviço extra começa depois do aditivo ou da autorização assinada, nunca antes.

Como funciona a assinatura de documentos no Cursivo

No Cursivo, a assinatura eletrônica faz parte da gestão do projeto, entre o escritório ou a construtora e o cliente. O fluxo é este:

  1. Envio. O documento (contrato, proposta, aditivo, termo de entrega) é enviado para assinatura a partir do projeto, com os signatários definidos.
  2. Convite por e-mail. Cada pessoa envolvida recebe um e-mail do Cursivo avisando que há um documento para assinar.
  3. Assinatura com login. O documento só pode ser assinado depois que a pessoa entra no Cursivo com a própria conta, o que liga a assinatura a quem assinou.
  4. Acompanhamento em tempo real. O escritório vê quem já assinou e quando, sem precisar perguntar ao cliente por mensagem.
  5. Link único de validação. O Cursivo tem um link único para conferir a validade de todos os documentos assinados na plataforma: qualquer pessoa que receba o documento consegue confirmar que ele é o mesmo que foi assinado.

Como o documento fica no projeto, o contrato, os aditivos e o termo de entrega formam o histórico do trabalho ao lado do cronograma, das visitas e do financeiro. Para entender como a assinatura se encaixa no resto da plataforma, o texto sobre o que é o Cursivo mostra os módulos juntos.

Perguntas frequentes

Contrato assinado eletronicamente vale na Justiça?

Pode valer. A MP 2.200-2/2001 considera os documentos eletrônicos documentos públicos ou particulares para todos os fins legais (art. 10) e admite meios de comprovação de autoria e integridade fora da ICP-Brasil quando as partes aceitam (art. 10, § 2º). A força da prova depende da trilha de auditoria e da forma de autenticação. Em caso concreto, consulte um advogado.

Preciso de certificado digital para assinar contrato de projeto com cliente particular?

Em geral, não. Entre particulares, a assinatura eletrônica sem certificado ICP-Brasil é admitida quando as partes aceitam o meio de assinatura, conforme o § 2º do art. 10 da MP 2.200-2/2001. O certificado passa a ser necessário quando a lei, um órgão público ou o próprio contrato exigem assinatura qualificada.

Aceite por WhatsApp ou e-mail vale como assinatura?

Uma mensagem de aceite pode servir como prova de concordância, mas é frágil: não garante que o arquivo aceito é o mesmo que está em discussão nem traz trilha de auditoria. Para contrato, aditivo e termo de entrega, use uma assinatura eletrônica com autenticação e registro de data e hora.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica avançada e qualificada?

A avançada usa meios de comprovação de autoria e integridade aceitos pelas partes, sem exigir certificado ICP-Brasil. A qualificada usa certificado digital ICP-Brasil e, segundo o § 1º do art. 4º da Lei 14.063/2020, é a de nível mais elevado de confiabilidade.

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Fontes